Elektronická archivace dat

„Až 30 % lidí tráví více než čtvrtinu pracovní doby hledáním informací a dokumentů.
Čas jsou přitom peníze.“

Informace, které nedohledáte, jako by neexistovaly. S naším řešením budete mít všechny e-maily, faktury, reporty a další papírové i digitální dokumenty přehledně na jednom místě a můžete s nimi dále pracovat. Současně budou v bezpečí podle standardů GDPR.

Máme dlouholeté zkušenosti, desítky zákazníků a tým padesáti lidí, kteří se této problematice věnují. Systémy pro správu dokumentů – DMS (Document Management System) – dodávané společností Konica Minolta, vyhovují potřebám malých firem s několika zaměstnanci i globálním korporacím. Jsou totiž dokonale modulární, takže je lze podle potřeby rozšiřovat, a pokrývají celý životní cyklus dokumentů od jejich vzniku až po skartaci.

Oproti DMS systémům má ukládání do síťového systému, složek a souborů při práci s dokumenty tyto nevýhody:

  • dokumenty nelze snadno sdílet, aniž byste je měli plně pod kontrolou;
  • mohou se beze stopy ztratit bez možnosti obnovy;
  • jejich uložení může porušovat nastavená pravidla;
  • vyhledávání je mnohem omezenější a náročnější;
  • často se duplikují kvůli využití ve více projektech a tím zabírají v úložišti místo.

DMS Konica Minolta umožňují:

  • strukturovat dokumenty. Přidáte k nim metadata, jako třeba název nebo typ, podle kterých je pak snadno najdete. Nebo můžete vyhledávat přímo v jejich obsahu díky fulltextovému vyhledávání.
  • upravovat dokumenty. V systému vidíte, jaké změny kdo v dokumentu udělal. Můžete se navíc snadno vrátit zpět k předchozí verzi.
  • spravovat pracovní postupy. Systémy můžete doplnit o nástroje procesního řízení (BPM), pomocí nichž můžete vybrané procesy automatizovat. Jednodušeji pak přímo v systému můžete třeba schvalovat dovolenou nebo uzavírat smlouvy.
  • přiřazovat k dokumentům odpovědnosti a přístupová práva. Systém informace zabezpečí při ukládání i přenosu přes web. Nabízí také audit přístupu k dokumentům.
  • doplňovat dokumenty o anotace a poznámky.

Papírové dokumenty naskenujete do digitální podoby, v níž lze fulltextově vyhledávat a také automatizovaně vytěžovat obsah, a uložíte je v DMS. Hodně místa vám ušetří také důvěryhodné digitální úložiště. Systém ochrany před ztrátou dat – DLP (Data Lost Prevention) odhalí bezpečnostní incidenty, monitoruje tok dat a zaručuje vyšší stupeň jejich ochrany.

Reference

Kasalova pila, s.r.o.
Probíhající příprava společnosti na GDPR, dohled nad implementací řešení.
JUNKER Industrial Equipment s.r.o.
Probíhající příprava společnosti na GDPR, dohled nad implementací řešení.
EKOSTAVBY Louny s.r.o.
Probíhající příprava společnosti na GDPR, dohled nad implementací řešení.
V.H.V. s.r.o.
Probíhající příprava společnosti na GDPR, dohled nad implementací řešení.
Pramet Tools, s.r.o.
Probíhající příprava společnosti na GDPR, dohled nad implementací řešení.
STAHLGRUBER CZ s.r.o.
Probíhající příprava společnosti na GDPR, dohled nad implementací řešení.

Kontaktujte nás hned

Povinné údaje

Nepovinné údaje

Ozveme se vám co nejdříve

Po vyplnění tohoto formuláře se vám ozveme a navrhneme řešení pro vaši firmu.


Nebo nás kontaktujte rovnou

+420 841 777 777
Po – Pá: 8:00 – 17:00

Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r. o.

Centrála
Žarošická 13
628 00 Brno
Zastoupení Praha
Evropská 846/176a
160 00 Praha 6

Společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 21999.

IČO: 00176150
DIČ: CZ00176150